PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN

De conformidad con los establecido en la ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, VARESER ha implementado un sistema interno de información para que aquellas personas relacionadas profesionalmente con la Compañía que tengan conocimiento de la existencia de (i) una infracción del derecho de la Unión Europea (ii) infracciones administrativas graves o muy graves (iii) hechos delictivos, lo pongan en conocimiento de la empresa sin que puedan sufrir ningún tipo de represalia por ello.

1.- FORMAS DE REALIZAR LA COMUNICACIÓN

La comunicación a realizar por el informante puede ser escrita y/o verbal, anónima y/o facilitando sus datos personales, y en todo caso se garantizará la confidencialidad de la identidad del informante, se protegerán sus datos, y se impedirá el acceso de la citada información a personal no autorizado.

2.- CANALES DE INFORMACIÓN

Los canales de información que VARESER pone a disposición de los informantes son:

– Por correo postal a la atención del Responsable de Cumplimiento Normativo de VARESER, Avda. Amado Granell Mesado no 75-6a planta, 46013 – Valencia

– Por e-mail a la siguiente dirección de correo electrónico: gestiondeinformacion@vareser.net

– Por teléfono al siguiente número: 662323610. Donde puede dejar su mensaje, identificándose o no, comunicando la infracción de la que ha tenido conocimiento.

También podrá acudir presencialmente, en este supuesto la reunión deberá fijarse en el plazo máximo de los siete días siguientes a la formulación de la petición.

Cuando la comunicación sea verbal deberá de documentarse de alguna de las siguientes maneras, previo consentimiento del informante (i) grabación de la conversación (ii) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación.

En ambos casos, se le ofrecerá la posibilidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

3.- RESPONSABLE DEL SITEMA

Los canales de información establecidos serán directamente recibidos y gestionados por el responsable de cumplimiento normativo de VARESER.

4.- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El órgano de administración tendrá la condición de responsable del tratamiento de los datos personales que sean objeto de tratamiento de las denuncias.

5.- CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN

Asimismo, toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de la ley 2/2023., ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno.

6.- PROCEDIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES

El procedimiento a seguir respecto a la comunicación recibida será la siguiente: – Identificación al presentar la denuncia:

Como se ha indicado con anterioridad, la denuncia puede ser anónima o que el informante facilite sus datos personales y de contacto. Si facilitase sus datos, la persona encargada de su tramitación podrá ponerse en contacto con la denunciante y solicitarle información adicional. VARESER garantizará en todo caso la confidencialidad de la identidad del denunciante y la prohibición de que sufra cualquier tipo de represalia en un plazo de dos años que, en su caso, podrá ampliarse.

El alcance de la protección se extiende a las personas relacionadas con el informante (familiares, compañeros de trabajo, personas para las que trabaje..) así como los que hayan asistido al informante y específicamente a los representantes legales de los trabajadores en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.

La confidencialidad se hará extensiva respecto de las comunicaciones que se cursen a través de canales o personas distintas a las previstas en el sistema quien deberá remitirla al responsable del cumplimiento normativo, debiendo formarse expresamente al personal en esta materia.

– Información al realizar la denuncia:

Deberá ser lo más completa y veraz posible. A tal fin, se ruega que la información sea lo más detallada y completa posible sin omitir ningún dato y se aporten las pruebas de las que pueda disponer.

– Plazo para acusar recibo de la denuncia:

El responsable de cumplimiento normativo dispondrá de un plazo de siete días naturales siguientes a su recepción para acusar recibo de la denuncia.

– Derecho del denunciado:

La persona afectada tendrá derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyan y a ser oída en cualquier momento.

Se respetará en todo momento la presunción de inocencia y el honor de las personas afectadas, su derecho de defensa y acceso al expediente en los términos regulados en la ley, así como a la misma protección que a los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

– Respeto a las disposiciones sobre la Protección de Datos Personales. Nos remitimos al Título VI de la ley.

– Plazo máximo para dar respuesta a la investigación:

Tres meses desde la recepción de la denuncia. Sino se hubiese remitido acuse, el plazo contará a partir de los siete días naturales de efectuarse la comunicación. Si el caso es de especial complejidad podrá ampliarse como máximo 3 meses más.

Cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito se remitirá la información al Ministerio Fiscal y si afectasen a los intereses financieros de la Unión Europea se dirigirá a la Fiscalía Europea.